Trámites Notariales

Autenticación de documentos

El notario puede dar testimonio escrito que la firma puesta en un documento, corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos.  También podrá dar testimonio que las firmas fueron puestas en su presencia estableciendo la identidad de los firmantes. (Art. 73 Decreto 960 de 1970).  La autenticación sólo es procedente respecto de documentos de los cuales no emanen directamente obligaciones, tiene el valor de un testimonio fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tiene. La autenticación no equivale a un reconocimiento.

Firma Registrada: Para registrar la firma se requiere ser representante legal de una sociedad, corporación, fundación o de una persona jurídica en general. 

El registro de la firma se hace con la presentación de la cédula de ciudadanía y el certificado de Cámara de Comercio si es el representante legal de una persona jurídica. 

La firma registrada no sirve cuando el documento requiere presentación personal o cuando la persona que haya registrado dicha firma, se encuentre fuera de la ciudad donde está la notaria.

Autenticación de Copias o Documentos: El notario puede autenticar copias mecánicas, literales o digitales, siempre que éstas correspondan exactamente al original que tenga a la vista, o que comprendan la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con fidelidad. En los documentos que consten de varias hojas, se debe anotar en cada una de ellas un sello y rubrica del Notario. Toda autenticación deberá llevar la fecha del acto y la firma del notario. (Arts. 74-75 del Decreto 960 de 1970).

La autenticación se lleva a cabo entre otros en los siguientes casos:

  • Documentos internos como aquellos guardados en el protocolo de la notaría o en sus archivos.
  • Documentos externos que son los que se confrontan con el original o con otra copia autenticada. 

Reconocimiento de Documentos Privados: El notario podrá autorizar el reconocimiento que los usuarios hagan de sus firmas puestas en un documento y/o de los contenidos del mismo.

  • El reconocimiento se realiza entre otros en los siguientes casos: 
  • Documentos privados pre-elaborados.
  • Otorgamiento de poderes especiales.
  • Permiso de salida de los hijos menores al exterior.
  • Contratos de arrendamiento
  • Contratos comerciales o civiles.
  • Autorizaciones a terceros para realizar trámites.
  • La huella sólo se imprime a petición del usuario. 

 Reconocimiento de personas sordas, ciegas o que no saben leer: Las personas limitadas en su visión, en su oído o que no sepan leer, puedan solicitar al notario el reconocimiento de sus documentos privados. (Art.70 del decreto 960 del 70.)

Si se trata de personas ciegas, el notario leerá de viva voz el documento y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si se trata de una persona sorda, ella misma leerá el documento y expresara su conformidad. 

Si es una persona sorda que no sabe leer, se traducirá el documento en lenguaje de señas y se dejará constancia de lo mismo.  

Si se trata de una persona que no sabe leer, manifestarán al notario su intención para que se establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore el asentimiento de ellos, tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma.

Cambio de Nombre

Solicitud dirigida al Notario debidamente autenticada, que contenga los siguientes datos:

  • Nombre completo como aparece en la cédula de ciudadanía
  • Nombre al que se va a cambiar
  • Justificación
  • Estado civil
  • Correo electrónico dirección
  • Celular
  • Actividad económica. 

Copia autentica del registro Civil de nacimiento.

Cuando es menor de edad, los padres pueden solicitar el cambio de nombre y deberán firmar la escritura.

El cambio de nombre se puede hacer por una única vez, excepto cuando la persona es menor de edad.

Escrituración

Escrituración de Actos Inmobiliarios

  • Reglamentos de propiedad Horizontal.
  • Compraventa de inmuebles, como casas, apartamentos lotes, fincas, locales, bodegas, depósitos.
  • Compraventa de derechos herenciales mejoras, derechos de cuotas, posesiones.
  • Aclaraciones y resciliaciones.
  • Constitución y levantamiento de Hipotecas abiertas o cerradas.
  • Constitución y cancelación de patrimonio de familia.
  • Constitución y cancelación de afectación a vivienda familiar.
  • Constitución de Usufructo.
  • División material de inmuebles.
  • Constitución de fiducias y restitución de bienes fiduciario.
  • Contratos de Leasing 

Escrituración de Actos de Familia

  • Corrección y  cambio de nombre.
  • Reconocimiento de paternidad.
  • Permiso para salir del país.
  • Inventario Solemne de Bienes.
  • Capitulaciones matrimoniales y Patrimoniales.
  • Matrimonio Civil.
  • Declaración de Unión Marital de Hecho o Unión Libre.
  • Liquidación de sociedad conyugal o patrimonial.
  • Divorcio Y Cesación de Efectos Civiles De Matrimonio Religioso.
  • Disolución de Unión Marital de Hecho. 

Escrituración de Sociedades

  • Constitución de sociedades.
  • Disolución y liquidación de sociedad.
  • Transformación de sociedades.
  • Reforma de estatutos.
  • Fusión, escisión y aumentos de capital.
  • Cesión de derechos.
  • Cambio de Razón Social. 
  • Otros Actos de Escrituración
  • Poderes Especiales y Generales.
  • Constitución de Fideicomiso civil.
  • Testamentos abiertos o cerrados.
  • Sucesiones.
  • Protocolización de documentos.
  • Contratos.
  • Conciliaciones.
  • Donaciones

Divorcio en Notaría

El divorcio de matrimonio civil o la cesación de efectos civiles del matrimonio católico, puede adelantarse ante notario, mediante un procedimiento rápido, siempre y cuando las partes estén de común acuerdo. El trámite se debe llevar a cabo necesariamente a través de un abogado, quién presentará y firmará sin necesidad de la presencia de los cónyuges, la escritura correspondiente siempre y cuando le hayan otorgado expresamente esa facultad en los respectivos poderes.

Requisitos del Divorcio en Notaría

  • Registro Civil del Matrimonio.
  • Registros civiles de nacimiento de la pareja.
  • Fotocopia de las cédulas de ciudadanía.
  • Acuerdo entre los cónyuges.
  • Registros civiles de los hijos.
  • Poder al abogado.
  • Documento de identidad y tarjeta profesional del abogado.

El Acuerdo de Divorcio

  • Si no hay hijos menores, el acuerdo firmado por la pareja debe contener las siguientes especificaciones:
  • Decisión conjunta de llevar a cabo el trámite de divorcio ante notario.
  • Obligaciones alimentarias entre los cónyuges si hay lugar a ello.
  • Promesa de respeto entre ellos, por la decisión que cada asuma respecto de su estado civil, su familia y el establecimiento de su residencia.
  • Si la pareja tiene hijos menores, el notario debe pedir el concepto sobre el acuerdo al defensor de familia. En este caso el acuerdo deberá contemplar lo siguiente:
  • La custodia y el cuidado personal de los hijos.
  • El régimen de alimentos o cuota alimentaria, la educación, recreación, salud y demás requerimientos de los hijos.
  • El régimen de visitas, que implica el tiempo que requiera el padre que no convive con el menor, para compartir con él, ya sea los fines de semana, cada quince días, lo mismo que las temporadas de vacaciones, fechas de cumpleaños, navidad y fin de año, etc.
  • El acuerdo pactado debe proveer un aumento anual de acuerdo con lo establecido por el Índice de precios al consumidor (IPC).

Matrimonio Civil

El Matrimonio es un acto solemne, por lo tanto la Notaria, hace de su boda un momento inolvidable. El Matrimonio civil para todas las parejas, se puede realizar de manera presencial o a través de apoderado de una de las partes.

Requisitos para el Matrimonio Civil

1. Matrimonio Civil de parejas solteras

  • Cuando las parejas son solteras
  • Solicitud de matrimonio civil debidamente diligenciada, autenticada, presentada por los interesados o por apoderado de una de las parejas.
  • Registros civiles de nacimiento de la pareja válidos para contraer matrimonio, o para acreditar parentesco. Su vigencia no mayor a 3 meses
  • Fotocopia de las cédulas de ciudadanía.
  • Poder especial en caso en que uno de los contrayentes no pueda presentar personalmente la solicitud.
  • Poder especial en caso en que uno de los contrayentes no pueda asistir a la ceremonia.

2. Matrimonio civil con Extranjero

Para los colombianos:

  • Los mismos requisitos de matrimonio civil para parejas solteras.

Para los extranjeros:

  • Copia del pasaporte.
  • Registro civil de nacimiento apostillado y traducido de ser necesario.
  • Certificado de soltería o su equivalente.
  • Visa de cualquier clase o permiso de ingreso al país.
  • Poder especial apostillado si no puede asistir.
  • Si los documentos vienen en idioma distinto al castellano deben ser traducidos de manera oficial.
  • Todo extranjero que no domine el español, debe tener en la ceremonia un  traductor oficial, identificado con su cédula y resolución  de traductor quien firmará igualmente la escritura.

Poderes en Notaría

Existen dos clases de Poderes:

El Poder General por escritura pública y el Poder Especial que se otorga por documento privado.

Para vender o comprar un inmueble, se debe otorgar un Poder Especial que contenga la identificación del predio, como ciudad, dirección, zona o localidad de ubicación del inmueble, matricula inmobiliaria y cédula catastral. Esto por cada item, apartamento, garaje y depósito.

Nota: Este poder debe hacerse mediante autenticación biométrica, ya que se debe subir a la plataforma de repositorio VUR para seguridad de los usuarios por instrucción de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Registro Civil de las Personas

Todo ser humano tiene derecho a ser inscrito en el registro civil, y a que se le asigne un nombre como atributo de la persona y como un derecho que lo individualiza y le fija identidad.

Registro Civil de Nacimiento

  • Para registrar a un niño menor de un mes, se requieren los siguientes documentos según el Decreto 1260 de 1970:
  • Certificado de nacido vivo con una vigencia de no mayor a 30 días.
  • En caso de haberse vencido el término de vigencia del certificado de nacido vivo, se puede proceder al registro, con la declaración juramentada de dos testigos a quienes les conste el hecho.
  • Si los padres del menor son casados, cualquiera de los dos o un familiar puede registrarlo.
  • Si se trata de un hijo extramatrimonial no reconocido, procederá a la inscripción en el registro la madre del niño, y en el momento de la inscripción deberá diligenciar el acta complementaria, en la cual podrá manifestar, si así se solicita, el nombre del presunto padre del bebé. En este caso el padre podrá acercarse a la notaria a realizar el respectivo reconocimiento junto con la madre.
  • En el caso en que un padre quiera reconocer posteriormente a su hijo, deberá hacerlo mediante escritura pública otorgada por ambos padres.
  • Si la madre no fue atendida por un médico y ha pasado más de un mes del nacimiento, para el registro se deberán presentar dos testigos, que declaren el hecho bajo la gravedad del juramento.                                                                                                   

La inscripción del nacimiento y la primera copia están exentas de pago, según artículo 5 de la Ley 1163 del 2007.”

Testamentos

Requisitos para Testamento Abierto

  • Minuta con la voluntad del testador.
  • Tres (3) testigos que no incurran en las inhabilidades del art. 1068 del Codigo Ci (los menores de edad, familiares, empleados del notario que autorice el testamento, los extranjeros no domiciliados en Colombia, los ascendientes, descendientes y parientes dentro del tercer grado de consanguinidad.
  • Los dependientes o domésticos del testador, de su consorte, del notario o los herederos y legatarios que beneficien el testamentoCopias de cédulas de ciudadanía del testador y los testigos.
  • Datos de los testigos (estado civil, correo electrónico, actividad económica, dirección y teléfono).

Requisitos para Testamento Cerrado

  • Sobre con el contenido de la última voluntad del testador.
  • Cinco (5) testigos que no incurran en las inhabilidades del art. 1068 del CC (los menores de edad, familiares, empleados del notario que autorice el testamento, los extranjeros no domiciliados en Colombia, los ascendientes, descendientes y parientes dentro del tercer grado de consanguinidad.
  • Los dependientes o domésticos del testador, de su consorte, del notario o los herederos y legatarios que beneficien el testamento.
  • Copias de cédulas de ciudadanía del testador y los testigos.
  • Datos de los testigos (estado civil, correo electrónico, actividad económica, dirección y teléfono).

Trámites para autorización de salida del país

La autorización a los menores para que puedan salir del país se puede hacer de tres formas:

  1. Mediante el documento o formato autenticado de Migración, Ministerio de Relaciones Exteriores  que se encuentra en las notarías.
  2. A través de un documento privado autenticado en notaría.
  3. Mediante escritura pública.

    En cualquiera de las tres formas se requiere: 

  • Cédula de los padres, representantes legales o tutores.
  • Registro civil de nacimiento del menor.
  • Registro de defunción del padre fallecido si es del caso.

Conciliación en Notaría

La Ley 640 del 2001, facultó a los notarios para realizar la conciliación extrajudicial en asuntos relacionados con materias civiles, comerciales y de familia, que sean susceptibles de transacción y desistimiento y cuya competencia no haya sido asignada por la Ley a otra autoridad.

Para realizar una conciliación a través de notaría, se debe presentar solicitud por escrito, que contenga un resumen de los hechos, las pretensiones, la cuantía y la dirección de las partes para la notificación.

La notaría fija la fecha y hora, para llevar a cabo la diligencia y así le comunica a las partes mediante correo certificado. 

El acuerdo logrado entre los interesados, que puede ser total o parcial, hace tránsito a Cosa juzgada al igual que una Sentencia Judicial en firme. Sobre los asuntos ya conciliados, no se puede puede volver a reclamar a menos que se trate de casos del régimen de visitas o de cuotas alimentarias en derecho de Familia. 

Una vez llevada a cabo la diligencia se levanta un acta, en caso que haya ánimo conciliatorio, o una constancia si no hubo acuerdo. 

Lo importante de la conciliación es lograr un acuerdo sostenible, hacer que las partes trasciendan la reacción emocional frente a los conflictos y lleguen a un acuerdo racional que permita reconstruir las relaciones humanas.

Expedición de Copias de Protocolo y Certificados

Copias de las Escrituras

De las escrituras se entregan copias así:

  • Una copia completa con todos los anexos para el usuario.
  • Una copia simple con destino a la Oficina de Registro.
  • Si se trata de hipoteca, el acreedor recibe la primera copia completa del instrumento, la cual presta mérito ejecutivo.

Pérdida de la copia que presta mérito ejecutivo

Si al acreedor se le pierde o destruye la primera copia de la escritura que presta mérito ejecutivo, deberá hacer una solicitud de copia sustitutiva, conjuntamente con el deudor o solicitarla mediante orden judicial.

Copia de Documentos

Los Usuarios pueden igualmente solicitar copias auténticas, totales o parciales de los documentos que reposan en los archivos.

Consulta de Protocolo

Los libros del protocolo de la Notaría, se pueden consultar durante los horarios de atención al público. En el mismo horario se solicita la expedición de certificados y constancias.

Hipoteca

  • Escritura de tradición, (escritura mediante la cualidad el hipotecante adquirió el inmueble).
  • Paz y salvo de impuesto predial del año en curso. (Si el inmueble se encuentra fuera de Bogotá paz y salvo Predial Municipal).
  • Paz y salvo de valorización del IDU, o certificación donde se expresa que el inmueble no paga valorización.
  • Fotocopia de las Cédulas de ciudadanía de acreedor y deudor.
  • Certificado de existencia y representación legal, cuando se trata de personas jurídicas y acta de junta o asamblea de socios si el representante legal no está facultado estatutariamente para realizar tal acto.
  • Si se trata de hipoteca de cuantía indeterminada se debe anexar carta de otorgamiento de crédito, firmada por el acreedor hipotecario para efectos de liquidación de derechos notariales.
  • Certificado de libertad y tradición actualizada (Oficina de Registro y / o consulta del VUR).
  • Minuta emitida por la entidad correspondiente.
  • Los intereses de plazo y de mora pactados convencionalmente no pueden exceder de los derechos por la ley.

Matrimonio Civil con hijos de unión anterior

Si la pareja es soltera pero tiene hijos de unión anterior

  • Además de los requisitos  de matrimonio civil para parejas solteras se requiere:
  • Inventario solemne de bienes de los menores.
  • Registro civil de nacimiento de los hijos.

Si la pareja es soltera pero tiene hijos en común

  • Además de los requisitos  de matrimonio civil para parejas solteras se requiere:
  • Registro civil de nacimiento de los hijos comunes para su legitimación.

Matrimonio Civil con segundas nupcias

  • Además de los requisitos anteriores para parejas solteras se requiere:
  • Registro civil de nacimiento con nota del divorcio, disolución y liquidación de la sociedad conyugal.
  • Si tiene Unión marital anterior declarada notarial o judicialmente, el registro civil también debe tener notas marginales de la disolución y liquidación de la sociedad patrimonial.
  • Registro civil de defunción del cónyuge fallecido si es viudo(a).

Matrimonio Civil de menores de edad

  • Además de los requisitos  de matrimonio anteriores para parejas solteras se requiere:
  • Permiso especial por escrito otorgado por los padres, tutores o curadores.

Patrimonio de Familia

Requisitos:

  • Quien va a constituir el Patrimonio de Familia debe ser el legítimo y único propietario.
  • El valor catastral del inmueble para el año 2019 no debe ser superior a 250 salarios, es decir $ 207.029.000.
  • El inmueble no debe estar gravado con censo, anticresis, embargo, n hipoteca,  salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble.
  • Los propietario (s) del inmueble y su cónyuge o compañero (a) permanente deben presentar Solicitud escrita y autenticada.
  • En caso de tener hijos debe presentar el registro civil de nacimiento de cada uno,  con fecha de expedición inferior a 90 días.
  • Debe presentar el pago del impuesto predial del año en curso, (Si el inmueble se encuentra fuera de Bogotá paz y salvo Predial Municipal); Paz y salvo de valorización o certificación donde expresa que el inmueble no paga valorización. (En Bogotá paz y salvo del Idu); si el inmueble está ubicado al régimen de propiedad horizontal debe contribuir paz y salvo de administración.
  • Fotocopia de cédula del (los) propietario(s).
  • Última escritura de adquisición.
  • Certificado de tradición y libertad con fecha de expedición inferior a 30 días.
  • Se debe realizar la publicación de un edicto en radio y prensa que es entregado por la Notaria para ser llevado por el interesado a publicación.

Proceso de Insolvencia Personas Naturales

De acuerdo al artículo 533 de la Ley 1564 de 2012 y a los artículos 8 y 11 del Decreto 2677 de 2012, los notarios pueden conocer del procedimiento de insolvencia para personas naturales no comerciantes.

La nueva ley, permite que las personas naturales – no comerciantes que han incurrido en mora en el pago de sus obligaciones, la posibilidad de llegar a un acuerdo de negociación de deudas con los acreedores, elaborar un plan de pagos favorable a las partes, tener la posibilidad de reorganizar su vida crediticia, evitar embargos y convalidar acuerdos privados.

Para acogerse a este procedimiento de insolvencia es indispensable que el deudor, esté en mora respecto de dos o más obligaciones a favor de dos o más acreedores por más de 90 días, o tener en su contra dos o más procesos ejecutivos o de jurisdicción coactiva.

El procedimiento de insolvencia para personas naturales no comerciantes, aplica tanto para quien es deudor, como para quien es fiador o codeudor.

Registro Civil de Matrimonio

Se deben inscribir en el registro todos los matrimonios religiosos celebrados en Colombia y todos los matrimonios civiles o religiosos celebrados en el exterior. El matrimonio civil realizado en notaría, queda inscrito en el registro de manera inmediata.

  • Para proceder al registro se necesita:
  • Partida o acta de matrimonio autenticada por la vicaría correspondiente.
  • Si el matrimonio se realiza ante juez, acta del matrimonio debidamente protocolizada mediante escritura pública.
  • Registros civiles de nacimiento de los contrayentes.
  • Copia de las cédulas de ciudadanía.
  • Registro Civil de Defunción
  • El fallecimiento de una persona se debe registrar máximo dos días después de su deceso y se requiere:
  • Certificado médico de defunción.
  • Cédula de ciudadanía del denunciante.
  • Orden judicial en caso de haber excedido el plazo para registrar el fallecimiento.
  • Orden judicial si la muerte fue violenta o se desconocen los motivos.

Correcciones al Registro Civil

El registro civil se puede corregir por solicitud escrita de los interesados, cuando se trate de errores mecanográficos, ortográficos o que se pueden establecer de la sola lectura del folio, o de su comparación con el documento antecedente. Los errores en la inscripción diferentes a los señalados antes, se corregirán por escritura pública, en la que expresará el otorgante las razones de la corrección  También se puede corregir por decisión judicial. La corrección sólo se hace para ajustar la inscripción a la realidad, no para alterar el estado civil de la persona, ni la fecha o el lugar de nacimiento.

Unión Marital de Hecho

Requisitos para declarar la Unión Marital de Hecho de parejas del mismo sexo

  • Copia del documento de identidad de los comparecientes.
  • Manifestación de la capacidad legal para declarar voluntariamente la unión marital.
  • Inventario solemne de bienes si hay hijos menores de edad.
  • Registros Civiles de Nacimiento con vigencia no mayor a 3 meses